Documentenbeheer voor boekhouders

Beheer van documenten voor boekhouders

De uitdaging

Als accountantskantoor werkt u met veel verschillende documenten, facturen, BTW-aangiften, bankafschriften, balansen, sociale documenten... De lijst is eindeloos. De meeste van die documenten bevatten gevoelige informatie over uw klanten, die u intern en soms extern deelt. Er zijn dus heel wat documentenstromen binnen uw accountantskantoor.

Heeft u zichtbaarheid en controle over deze gevoelige informatie?

Heeft u een gemakkelijke manier om permissies te beheren en kunt u de informatie die u voor uw klant bewaart gemakkelijk bijhouden en controleren ?

Overtref de verwachtingen van uw klant en voeg waarde toe aan uw relatie door een duidelijke aanpak van informatiebeheer te tonen.

De oplossing

Onze oplossing is gebouwd voor accountants om uw documenten te beheren, maar veel meer dan dat. Met het M-Files DMS voor accountants - gebouwd en onderhouden door SoftAdvice - automatiseert u repetitief werk, werkt u efficiënter samen met collega's en beperkt u compliance- en auditrisico's tot een minimum. Verbeter uw werkzaamheden en win aan efficiëntie en productiviteit door onze oplossing te implementeren.

De kenmerken in een oogopslag

Uw document onder controle

Volledige tekst Zoeken

Vind het juiste document of direct door woorden in het zoekveld te typen. Zoek in het hele bedrijf en alle aangesloten gegevens naar uw informatie.

Automatische naamconventies

Een systematische, bedrijfsbrede methode voor het benoemen van bestanden bepaalt hoe u ervoor kunt zorgen dat bestanden georganiseerd en gemakkelijk te begrijpen blijven om chaos rond documenten te voorkomen.

Versiebeheer

Zodra informatie automatisch is gewijzigd, wordt een nieuwe versie van het document geproduceerd en bijgehouden. De geschiedenis van het document wordt opgeslagen en bijgehouden gedurende de levenscyclus van een document.

Volledige controle

Elke wijziging wordt vastgelegd in een audit log met gebruikersnaam, tijdstempels en commentaar.

Beveiligde toegangscontrole

Controleer de zichtbaarheid van gegevens door gevoelige gegevens te verbergen voor niet-geautoriseerde kijkers.

Automatisering van werkstromen

Automatiseren van repetitieve taken zoals on-boarding van nieuwe klanten. Bewaak de vervaldatum en routeer opdrachten voor uitvoering.

Geïntegreerde oplossing

"Koppel uw systemen aan elkaar voor een interface
alle gegevens en inhoud"

Laat uw core business processen goed op elkaar aansluiten om een effectiever gebruik van uw data mogelijk te maken. Enkele van de integraties die wij aanbieden zijn :

-Microsoft Office suite

M Files biedt een diepgaande integratie met Microsoft Office-apps. U kunt dagelijks werken met uw documenten in Word, Excel en PowerPoint, terwijl M Files zorgt voor het beheer van hun levenscyclus.

Suites voor praktijkbeheer

Admin-IS & Admin-Consult

Boekhoudprogramma's

Exact Online, Yuki, Bob Sage50, Expert-M, WinBooks....

Optioneel

Microsoft Teams : M-Files helpt u bij het beheren van informatie in Tearns en biedt u zicht op alle informatie die is gekoppeld aan M-Files, rechtstreeks vanuit de Teams-gebruikersinterface.

De voordelen

Robuuste, flexibele beveiliging

Als het verbeteren van de efficiëntie en het bieden van een betere klantervaring nog niet genoeg was om een investering in intelligent documentbeheer te rechtvaardigen, dan zou het hebben van gecertificeerde beveiliging en eenvoudige, krachtige beveiligingsrollen de discussie moeten doen vastlopen. Inbreuken kunnen leiden tot rechtszaken, invorderingskosten en, het ergste van alles, bijna onherstelbare reputatieschade. Noch accountantskantoren, noch hun klanten kunnen zich een inbreuk op de beveiliging veroorloven, en ook beheerders zullen het gebruiksgemak van de beveiligingsfuncties van M-Files waarderen.

De voordelen

Snelle toegang tot informatie

M-Files kan worden geïntegreerd met andere gangbare software en typen gegevensopslag, en beschikt daarnaast over een eigen centrale opslagplaats die bedrijven naar keuze kunnen gebruiken.
Hoe dan ook, gebruikers kunnen snel zoeken naar de informatie die ze nodig hebben in het hele informatie-ecosysteem. Ze hoeven geen tijd te verspillen met het zoeken naar verschillende documenten op verschillende plaatsen.

De voordelen

Gestroomlijnde informatieprocessen

Efficiënte bedrijfsprocessen en workflows voegen een concurrentievoordeel toe om talent aan te trekken en te behouden: naast het bieden van een betere waarde aan hun klanten, zullen accountantskantoren ook profiteren van efficiëntieverbeteringen zoals snelle, AI-geactiveerde bewerkingen en zoekopdrachten voor documenten. Werknemers zullen minder tijd hoeven te besteden aan saaie en foutgevoelige taken, zodat ze zich kunnen richten op belangrijke aspecten van hun werk. Alle accountants kunnen de waarde inzien van meer en beter werk in minder tijd. In plaats van informatie uit verschillende bronnen te moeten verzamelen, kunnen werknemers alles wat ze nodig hebben in context en op één plaats zien.

De voordelen

Altijd en overal toegang tot cliëntendocumenten

Gebruikers kunnen zich bij M-Files aanmelden vanaf elk apparaat met internettoegang dat ze maar willen gebruiken. Dat betekent dat geautoriseerde gebruikers ook op afstand toegang hebben tot hun informatie vanaf de desktop in een hoofdkantoor, een laptop in het kantoor van een cliënt of een mobiele telefoon thuis. Door beveiligingsrollen in te stellen, kunnen accountantskantoren ook hun cliënten een plezier doen door hen toe te staan in te loggen en relevante documenten te bekijken of eraan mee te werken.

De voordelen

Snelle uitvoering

De implementatie van onze oplossing vergt niet veel inspanning en is gebaseerd op een gebruiksklaar, maar aanpasbaar sjabloon. Deze template kan als leidraad dienen en kan vrij aangepast worden naargelang de wensen van uw kantoor. Het gebruik van een duidelijk en uniform uitgewerkt cliëntendossier bevordert de transparantie en vereenvoudigt het beheer en de opvolging van het dossier binnen het kantoor of eventueel bij de overdracht van het dossier. SoftAdvice staat aan uw zijde voor de implementatie van de software en voor de opleiding en ondersteuning bij het gebruik ervan.

Waarom SoftAdvice als uw implementatie
partner

Lokale ondersteuning

Vind het juiste document of direct door woorden in het zoekveld te typen. Zoek in het hele bedrijf en alle aangesloten gegevens naar uw informatie.

Full service houding

SoftAdvice biedt een full-service aanpak: advies - implementatie - training & ondersteuning.

Ervaring

SoftAdvice biedt een full-service aanpak: advies - implementatie - training & ondersteuning.

Betaalbaar

Wij maximaliseren de impact van elke euro die wordt uitgegeven om uw activiteiten te verbeteren.

Gecertificeerd

Wij hebben certificering op elk niveau van levering: Solution engineer, Solution architect, ontwikkelaar en trainer.

Hebt u vragen of wilt u met een specialist spreken ?

Aarzel niet en neem vandaag nog contact met ons op !