Documentbeheer voor accountants

Al uw documenten gecentraliseerd op 1 plaats

Permanente en jaarlijkse dossiers

Onze oplossing wordt standaard geleverd met een klantendossier, bestaande uit het permanente dossier en het jaardossier. Dit model kan als leidraad dienen en kan vrij worden aangepast aan de wensen van het kantoor. 

Het gebruik van een duidelijk en uniform uitgewerkt klantendossier bevordert de transparantie en vereenvoudigt het beheer en de opvolging van het dossier binnen het kantoor of eventueel bij de overdracht ervan. 

Volledige tekst zoeken

Tijdens het redactieproces worden de ontwerpen gecontroleerd op versiebeheer. Microsoft Office en Office 365 integratie bevordert de samenwerking.Uw interne werk is klaar. U hoeft alleen nog maar uw document te laten ondertekenen.

Geautomatiseerde workflows stroomlijnen gemeenschappelijke bedrijfsprocessen, maken beoordelingen in meerdere stappen en interne goedkeuringen mogelijk - zoals contractgoedkeuringen, gecontroleerde inhoud en facturering - zodat u productief kunt blijven en de naleving van de voorschriften kunt garanderen.  

M-Files stuurt automatisch een melding wanneer er een taak moet worden afgehandeld.

Al je interne werk is klaar. U hoeft alleen nog maar uw document te laten ondertekenen.

U kunt het contract op legale en verantwoorde wijze rechtstreeks vanuit het M-Files documentbeheersysteem ondertekenen met behulp van de integratie met Signhere.

Alle betrokken partijen ondertekenen via mail, SMS, itsme® of .beID op een apparaat naar keuze.

 

Elektronische ondertekening van contracten, opdracht- en volmachtsbrieven

Het digitaal ondertekende document wordt dan automatisch geüpload en bevat alle wijzigingen die in de wijzigingsgeschiedenis zijn aangebracht. 

Daarna kunt u ze op elk gewenst moment opvragen met behulp van een full-text search, inclusief een gedetailleerd logboek van alle stadia van het werk dat is uitgevoerd op het contract. Het digitaal ondertekende document wordt vervolgens automatisch geüpload en bevat alle wijzigingen die in een wijzigingsgeschiedenis zijn aangebracht. 

Al je interne werk is klaar. U hoeft alleen nog maar uw document te laten ondertekenen.

U kunt het contract op legale en verantwoorde wijze rechtstreeks vanuit het M-Files documentbeheersysteem ondertekenen met behulp van de integratie met Signhere.

Alle betrokken partijen ondertekenen via mail, SMS, itsme® of .beID op een apparaat naar keuze.

 

De voordelen op een rijtje

Zichtbaarheid

M-Files verenigt klant- en klantgegevens in een eenduidig beeld om er zeker van te zijn dat iedereen aan dezelfde versie meewerkt.

Zoeken & vinden

M-Files helpt u direct de juiste documenten te vinden door woorden in het zoekvak te typen. Bekijk documenten dynamisch in elke hiërarchische structuur die u kiest.

Controle

M-Files onderhoudt een volledige audithistorie en versiecontrole. Automatische machtigingen zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de gegevens. 

Beheer

Documenten worden geïndexeerd met belangrijke metadata zoals klanten, type document of eigenschappen om de inhoud dynamisch te helpen organiseren

Efficiëntie

Door het elimineren van handmatige processen en het centraliseren van uw documentenopslagplaats krijgt u meer controle en verbetert u de efficiëntie van het proces en de workflow. 

Compliance

Automatiseren van handmatige vernieuwing en archivering. Mijlpalen, verplichtingen en problemen worden beheerd met geautomatiseerde opdrachten en meldingen.

Hebt u vragen of wilt u met een specialist spreken ?

Aarzel niet en neem vandaag nog contact met ons op !

Vraag info aan