Gestion des documents pour les comptables

Gestion des documents pour les comptables

Le défi

En tant que cabinet comptable, vous travaillez avec de nombreux documents différents, factures, déclarations de TVA, relevés bancaires, bilans, documents sociaux, etc. La liste est sans fin. La plupart de ces documents contiennent des informations sensibles sur vos clients, que vous partagez en interne et parfois en externe. Il y a donc beaucoup de flux de documents au sein de votre cabinet comptable.

Avez-vous la visibilité et le contrôle de ces informations sensibles ?

Disposez-vous d'un moyen simple de gérer les autorisations et pouvez-vous facilement suivre et contrôler les informations que vous conservez pour vos clients ?

Dépassez les attentes de vos clients et ajoutez de la valeur à votre relation en démontrant une approche claire de la gestion de l'information.

La solution

Notre solution est conçue pour les comptables afin de gérer vos documents mais bien plus que cela. Avec la GED M-Files pour les comptables - conçue et maintenue par SoftAdvice - vous automatisez les tâches répétitives, collaborez plus efficacement avec vos collègues et minimisez les risques de conformité et d'audit. Améliorez vos opérations et gagnez en efficacité et en productivité en implémentant notre solution.

Les caractéristiques en un coup d'œil

Votre document sous contrôle

Recherche en texte intégral

Trouvez le bon document ou instantanément en tapant des mots dans le champ de recherche. Recherchez vos informations dans toute l'entreprise et dans toutes les données connectées.

Conventions de noms automatiques

Une méthode systématique de dénomination des fichiers à l'échelle de l'entreprise détermine comment vous pouvez vous assurer que les fichiers restent organisés et faciles à comprendre pour éviter le chaos documentaire.

Contrôle des versions

Une fois l'information éditée, une nouvelle version du document est automatiquement produite et suivie. L'historique du document est enregistré et maintenu tout au long du cycle de vie d'un document.

Audit complet

Chaque modification est enregistrée dans un journal d'audit avec le nom d'utilisateur, les horodatages et les commentaires.

Contrôle d'accès sécurisé

Contrôlez la visibilité des données en masquant les données sensibles pour les personnes non autorisées.

Automatisation du flux de travail

Automatiser les tâches répétitives comme l'intégration de nouveaux clients. Surveillez les dates d'échéance et acheminez les affectations pour qu'elles soient exécutées.

Solution intégrée

"Reliez vos systèmes entre eux pour interfacer
toutes les données et le contenu"

Faites en sorte que vos principaux processus d'entreprise fonctionnent bien ensemble pour permettre une utilisation plus efficace de vos données. Voici quelques-unes des intégrations que nous proposons :

Suite Microsoft Office

M Files offre une intégration complète avec les applications Microsoft Office. Vous pouvez travailler quotidiennement avec vos documents dans Word, Excel et PowerPoint et laisser M Files se charger de gérer leur cycle de vie.

Suites de gestion de cabinet

Admin-IS & Admin-Consult

Logiciels de comptabilité

Exact Online, Yuki, Bob Sage50, Expert-M, WinBooks....

En option

Microsoft Teams : M Files vous aide à gérer les informations dans Tearns et vous offre une vue sur toutes les informations connectées à M-Files, directement depuis l'interface utilisateur de Teams.

  • Disponible pour les appareils Android et iOS.
  • Recherchez et consultez vos documents préférés en dehors du bureau.
  • Modifiez les descriptions ou ajoutez des annotations pour une meilleure collaboration.
  • Sécurité de niveau entreprise ; échangez des données en toute sécurité via des connexions sécurisées.
  • Examinez et approuvez les tâches du flux de travail tout en vous déplaçant.

Les avantages

Sécurité robuste et flexible

Si l'amélioration de l'efficacité et l'offre d'une meilleure expérience aux clients ne suffisaient pas à justifier un investissement dans la gestion intelligente des documents, une sécurité certifiée et des rôles de sécurité simples et puissants devraient clore la discussion. Les failles de sécurité peuvent entraîner des litiges, des frais de recouvrement et, pire que tout, des dommages presque irréparables à la réputation. Ni les cabinets comptables ni leurs clients ne peuvent se permettre des failles de sécurité, et les administrateurs apprécieront également la facilité d'utilisation des fonctions de sécurité de M-Files.

Les avantages

Accès rapide à l'information

M-Files peut s'intégrer à d'autres logiciels et types de stockage de données courants, mais il dispose également de son propre référentiel central que les entreprises peuvent choisir d'utiliser.
Dans tous les cas, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches rapides pour trouver les informations dont ils ont besoin dans tout l'écosystème de l'information. Ils n'ont pas besoin de perdre du temps à chercher divers documents dans plusieurs endroits.

Les avantages

Rationalisation des processus d'information

L'efficacité des processus et des flux de travail ajoute un avantage concurrentiel pour attirer et retenir les talents : en plus d'offrir une meilleure valeur à leurs clients, les cabinets comptables profiteront également de gains d'efficacité tels que l'édition et la recherche de documents rapides grâce à l'IA. Les employés n'auront pas besoin de passer autant de temps à effectuer des tâches ennuyeuses et sujettes aux erreurs, ce qui leur permettra de se concentrer sur les aspects importants de leur travail. Tous les comptables peuvent voir l'intérêt de réaliser un travail plus important et de meilleure qualité en moins de temps. Au lieu de devoir rassembler des informations provenant de sources multiples, les employés peuvent voir tout ce dont ils ont besoin en contexte et en un seul endroit.

Les avantages

Accès aux documents des clients à tout moment et en tout lieu

Les utilisateurs peuvent se connecter à M-Files depuis n'importe quel appareil connecté à Internet qu'ils souhaitent utiliser. Cela signifie que les utilisateurs autorisés peuvent également accéder à distance à leurs informations depuis le bureau d'un siège social, un ordinateur portable dans le bureau d'un client, ou un téléphone portable à la maison. En définissant des rôles de sécurité, les cabinets comptables peuvent également satisfaire leurs clients en leur permettant de se connecter et de consulter ou de collaborer sur des documents pertinents.

Les avantages

Mise en œuvre rapide

La mise en œuvre de notre solution ne demande pas beaucoup d'efforts et se base sur un modèle prêt à l'emploi, mais adaptable. Ce modèle peut servir de guide et peut être librement adapté en fonction des souhaits de votre cabinet. L'utilisation d'un dossier client clair et uniformément élaboré favorise la transparence et simplifie la gestion et le suivi du dossier au sein du cabinet ou éventuellement lors du transfert du dossier. SoftAdvice sera à vos côtés pour la mise en place du logiciel et pour la formation et le support à l'utilisation du produit.

Pourquoi choisir SoftAdvice comme partenaire de mise en œuvre

Soutien local

Trouvez le bon document ou instantanément en tapant des mots dans le champ de recherche. Recherchez vos informations dans toute l'entreprise et dans toutes les données connectées.

Une attitude de service complet

SoftAdvice propose une approche complète : conseil - implémentation- formation et soutien.

Expérience

SoftAdvice propose une approche complète : conseil - implémentation- formation et soutien.

Abordable

Nous maximisons l'impact de chaque euro dépensé pour améliorer vos opérations.

Certifié

Nous avons des certifications pour chaque niveau de prestation : ingénieur en solutions, architecte en solutions, développeur et formateur.

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