DMS pour les comptables

Gestion documentaire pour les comptables

Tous vos documents centralisés en un seul endroit 

Dossiers permanents et annuels 

Notre solution  standard est livrée  avec un dossier client, composé du dossier permanent et du dossier annuel. Ce modèle peut servir de guide et peut être librement adapté selon les souhaits de votre bureau. 

L'utilisation d'un dossier client clair et uniformément élaboré favorise la transparence et simplifie la gestion et le suivi du dossier au sein du bureau ou éventuellement lors d'un transfert du dossier. 

Recherche en texte intégral 

Au cours du processus de rédaction, les brouillons sont soumis à un contrôle de version. L'intégration de Microsoft Office et d'Office 365 favorise la collaboration.Votre travail interne est terminé. Il vous suffit de faire signer votre document.

Les flux de travail automatisés rationalisent les processus commerciaux communs, permettent des révisions à plusieurs niveaux et des approbations internes - comme l'approbation des contrats, le contrôle du contenu et la facturation - afin que vous puissiez rester productif et garantir la conformité.  

M-Files envoie automatiquement une notification lorsqu'une tâche doit être traitée. 

Intégration avancée avec O365, c'est-à-dire Outlook 

Tout votre travail interne est terminé. Il ne vous reste plus qu' à faire signer votre document. 

Vous pouvez signer le contrat de manière légale et responsable directement depuis le système de gestion documentaire M-Files grâce à l'intégration avec Signhere.

Toutes les parties concernées signent par courrier, par SMS, via itsme® ou .beID sur un appareil de leur choix. 

 

Signer électroniquement des contrats et des lettres de mission 

Le document signé électroniquement est alors automatiquement téléchargé et contient toutes les modifications apportées dans l'historique des modifications.  

Vous pouvez ensuite les retrouver à tout moment grâce à la recherche de texte intégral qui s’accompagne d’un rapport détaillé de toutes les étapes exécutées sur le contrat. Le document signé électroniquement est ensuite automatiquement téléchargé et contient toutes les modifications apportées dans un historique des modifications.  

En accord avec l'Audit

Tout votre travail interne est terminé. Il ne vous reste plus qu' à faire signer votre document. 

Vous pouvez signer le contrat de manière légale et responsable directement depuis le système de gestion documentaire M-Files grâce à l'intégration avec Signhere.

Toutes les parties concernées signent par courrier, par SMS, via itsme® ou .beID sur un appareil de leur choix. 

 

Les avantages en un coup d'œil 

Visibilité 

M-Files unifie les contrats et les données de ceux-ci dans une vue unifiée pour s'assurer que tout le monde collabore sur la même version. 

Rechercher et trouver 

M-Files vous aide à trouver les bons documents instantanément en tapant des mots dans la boîte de recherche. Visualisez dynamiquement les documents dans la structure hiérarchique de votre choix. 

Contrôler

M-Files maintient un historique complet des audits et un contrôle des versions. Les droits d'accès automatiques garantissent que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données. 

Gérer 

Les documents sont indexés avec des métadonnées clés telles que les clients, le type de document ou d'autres propriétés pour aider à organiser le contenu de manière dynamique.  

Efficacité 

En éliminant les processus manuels et en centralisant votre dépôt de documents, vous gagnez en contrôle et améliorez l'efficacité des processus et des flux de travail.  

Conformité 

Automatiser le renouvellement manuel et le processus d'archivage. Les étapes, les obligations et les problèmes sont gérés à l'aide d'affectations et de notificationsautomatisées. 

Vous avez des questions ou souhaitez parler à un spécialiste ? 

N'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui ! 

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