Signez numériquement vos documents avec Signhere & M-Files

Vos documents signés et archivés numériquement

dans des étapes faciles

Créer des documents

Au cours du processus de rédaction, les projets sont soumis à un contrôle de version. L'intégration de Microsoft Office et d'Office 365 favorise la collaboration.votre travail interne est terminé.

La création automatisée de documents réduit considérablement les erreurs. Vous augmentez ainsi la qualité de vos documents internes et externes, améliorez les processus internes et renforcez l'identité de la marque. 

Les données communes sont automatiquement saisies dans le document sur la base des métadonnées sélectionnées. M-Files intègre simplement des données provenant de différents systèmes, afin que le logiciel soit utilisé de manière optimale. Cette coopération des systèmes est cruciale pour réaliser la croissance au sein de votre organisation..

Examiner et approuver

Au cours du processus de rédaction, les projets sont soumis à un contrôle de version. L'intégration de Microsoft Office et d'Office 365 favorise la collaboration. Ynotre travail interne est terminé. Il vous suffit de faire signer votre document.

Les flux de travail automatisés rationalisent les processus commerciaux communs, permettent des révisions en plusieurs étapes et des approbations internes - comme l'approbation des contrats, le contrôle du contenu et la facturation - afin que vous puissiez rester productif et garantir la conformité.  

M-Files envoie automatiquement une notification lorsqu'une tâche doit être traitée.

Demande d'essai gratuit

Tout votre travail interne est terminé. Il ne vous reste plus qu' à faire signer votre document.

Vous pouvez signer le contrat de manière légale et responsable directement depuis le système de gestion des documents M-Files grâce à l'intégration avec Signhere.

Toutes les parties concernées signent par courrier, par SMS, via itsme® ou .beID sur un appareil de leur choix.

 

Archivés

Le document signé électroniquement est alors automatiquement téléchargé et contient toutes les modifications apportées dans l'historique des modifications. 

Vous pouvez ensuite les retrouver à tout moment grâce à la recherche de texte intégral qui s’accompagne d’un rapport détaillé de toutes les étapes exécutées sur le contrat. Le document signé électroniquement est ensuite automatiquement téléchargé et contient toutes les modifications apportées dans un historique des modifications. 

Les avantages en un coup d'œil

Visibilité

M-Files unifie les contrats et les données de contrats dans une vue unifiée pour s'assurer que tout le monde collabore sur la même version.

Rechercher et trouver

M-Files vous aide à trouver les bons documents instantanément en tapant des mots dans la boîte de recherche. Visualisez dynamiquement les documents dans la structure hiérarchique de votre choix.

Contrôle

M-Files maintient un historique complet des audits et un contrôle des versions. Les autorisations automatiques garantissent que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données. 

Gérer

Les contrats sont indexés avec des métadonnées clés telles que les clients, les projets ou les propriétés pour aider à organiser le contenu de manière dynamique. Les amendements, les pièces jointes et autres documents connexes peuvent être liés au contrat principal.

Efficacité

En éliminant les processus manuels et en centralisant votre dépôt de documents, vous gagnez en contrôle et améliorez l'efficacité des processus et des flux de travail. 

Renouveler et archiver

Automatiser le renouvellement manuel et le processus d'archivage. Les étapes, les obligations et les problèmes sont gérés à l'aide d'affectations et de notifications automatisées.

Vous avez des questions ou souhaitez parler à un spécialiste ?

N'hésitez pas à nous contacter dès aujourd'hui !

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