M-Files pimpt uw Contract management

M-Files pimpt uw Contract management

Contract management automatiseren: een must voor uw bedrijf of een zoveelste trend? 

Bij SoftAdvice huiveren we van het idee u iets op te dringen. Bepaal rustig zelf de meerwaarde van geautomatiseerd contract management aan de hand van drie simpele vragen.

Hoe vlot vindt u uw contracten terug?

Een eenvoudige vraag: Overkomt het u dat u een bepaald contract net iets langer moet gaan opsnorren dan u lief is? Als het antwoord “ja” luidt: geen zorgen, u bent niet de enige. Op dit moment vormen gedrukte exemplaren met een digitaal overzicht de meest gebruikte methode om contracten te stockeren. 

Dit multi-format concept zorgt vaak voor onnodig labeur. De reden waarom u bepaalde contracten wilt raadplegen, kan immers sterk variëren: Waar vindt u alle contracten die in april verlopen of alle contracten met bedrijf x van de laatste tien jaar? U vindt ze uiteindelijk wel, maar de zoektocht verloopt niet altijd even vlot.

Dit komt doordat uw contract management vooral gestoeld is op waar uw contracten liggen en niet op wat ze zijneen belangrijke nuance! In het huidige tijdperk van razendsnelle dataprocessing, geeft de mogelijkheid om uw documenten terug te vinden aan de hand van relevante metadata u een enorme streep voor. 

Documenten worden dan gevonden op basis van hun inhoud en identiteit. Hoe sterk u ook gehecht bent aan de charme van stoffige archieven, dit voordeel in efficiëntie geeft u een belangrijke voorsprong!

Welke procedure volgt uw contract management voor evaluatie en goedkeuring?

Bestaat uw contract management voornamelijk uit emails nakijken, grasduinen in inboxen en/of uw ogen uitputten over gedrukte versies? Goed nieuws: Dit hoeft absoluut niet zo te zijn; het kan een pak makkelijker én veiliger. Papier kan verloren raken, emails kunnen verdwijnen… zo loert chaos steeds om de hoek. Een oplossing die het nakijken en goedkeuren van contracten automatiseert, garandeert een veel hogere efficiëntie. Uw contracten komen steeds bij de juiste mensen terecht en gepaste gebruikersrechten, kernvoorwaarden en deadlines worden minutieus gerespecteerd. 


Deze degelijkheid en snelheid worden dankbaar opgemerkt door uw klanten en partners. Uw contracten worden sneller beklonken, transactiekosten dalen aanzienlijk en vooral: uw omzet stijgt.

 
Wat u zelf doet, doet u dan wel beter, het automatiseren van contract management vormt hierop een duidelijke uitzondering.

Heeft uw bedrijf echt een oplossing nodig?

Waarom zou u inzetten op een meer transparant contractbeheer? Een terechte vraag verdient een glashelder antwoord: Het louter terugvallen op mails, het intellect van de contract manager,
papierwerk en ongestructureerde data uit een ERP systeem… dit alles houdt behoorlijk wat risico’s in. Bovendien is het weinig gestroomlijnd en amper compatibel met uw andere belangrijke softwaresystemen. Voor u zichzelf complexen gaat aanpraten: de meeste bedrijven werken nu nog op deze manier. Old habits die hard. 


Oplossingen die zich naadloos integreren in andere systemen en dus alle gegevens even zichtbaar, toegankelijk en hanteerbaar houden, leveren veel meer dan gebruiksgemak alleen. U wint waardevolle tijd en gemoedsrust: geen geworstel met file-duplicatie, gebroken templates en onbruikbare layouts. Met zo’n professioneel geautomatiseerd contract management systeem, blijft al uw vitale data moeiteloos overeind doorheen alle mogelijke bewerkingen en goedkeuringsprocessen.

Zijn bovenstaande pijnpunten iets vertrouwder dan u zou willen? 

Dan biedt SoftAdvice een laagdrempelige, maar zeer efficiënte oplossing. M-files is een Enterprise Content Management
(ECM) systeem waarmee u complexloos uw contract management automatiseert en de risico’s tot een minimum herleidt. Solide, helder en makkelijk te implementeren. 

Met M-files plaatst u een verschroeiende versnelling en neemt u afstand van de competitie!

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn